Al fine di ottimizzare le procedure di autorizzazione e rimborso delle missioni per la partecipazione a iniziative scientifiche in Italia e all'estero è necessario attenersi ai seguenti passaggi:
- Inviare una email, possibilmente con almeno sette giorni di anticipo, al Coordinatore e alla segreteria in cui si chiede l’autorizzazione alla missione, in accordo con il tutor di riferimento. In allegato deve essere presente, se disponibile, la locandina o altra documentazione riferita all'iniziativa cui s'intende partecipare.
- Trasmettere al Servizio Amministrazione e contabilità - email amministrazione.economia@unifg.it, prima dello svolgimento della missione, il modulo di richiesta incarico di missione riservato ai dottorandi, per i necessari adempimenti interni. Il modulo va compilato e firmato in ogni sezione.
- Per la missione si può richiedere l'anticipazione di cassa, il cui modello va compilato e allegato al predetto incarico di missione.
- Al termine della missione, consegnare al Servizio Amministrazione e contabilità il modulo di richiesta liquidazione, debitamente firmato, insieme a tutti i documenti in originale a supporto della missione.
- Il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio, gli scontrini e le fatture dovranno essere prodotte in originale, corredate da carte di imbarco anche se elettroniche.
L’autorizzazione alla missione è sempre necessaria, a prescindere dalla richiesta successiva di rimborso spese.
Il Corso di Dottorato prevede l'obbligo di un periodo di formazione all'estero, la cui procedura di attivazione va indirizzata all'Ufficio Dottorati di Ateneo.
Authorization and reimbursement of missions
In order to optimize the procedures for authorization and reimbursement of missions for participation in scientific initiatives in Italy and abroad, it is necessary to follow the following steps:
Send an email, preferably with at least seven days' notice, to the Coordinator and the secretariat requesting authorization for the mission, in accordance with the designated tutor. If available, attach the event flyer or other documentation related to the initiative you intend to participate in.
Once you have received approval from the Coordinator via email, send the authorization request form reserved for doctoral students to the Administration and Accounting Service - email amministrazione.economia@unifg.it for the necessary internal procedures. The form should be completed and signed in each section.
For the mission, it is possible to request a cash advance, for which the form must be completed and attached to the aforementioned mission assignment.
At the end of the mission, submit the duly signed reimbursement request form to the Administration and Accounting Service - email amministrazione.economia@unifg.it, along with all the original supporting documents for the mission. Travel, meal, and accommodation expenses, receipts, and invoices must be submitted in their original form, accompanied by boarding passes, even if electronic.
Authorization for the mission is always necessary, regardless of any subsequent request for expense reimbursement.
The PhD program requires a mandatory period of training abroad, whose activation procedure should be addressed to the University Doctoral Office.